منظور از طرح سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه ، بطور كلي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات .
جزئيات سيستمهاي طرح شده در واحدهاي مختلف صنعتي با توجه به نوع فعاليت و سازمان داخلي آنها ممكن است با يكديگر تفاوت داشته باشد ولي نتايج زير از طرح هر سيتم اطلاعاتي انبار عايد مي گردد :
ايجاد رابطه هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .
تسريع عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .
انجاد كنترلهاي بهتر در كارخانه .
كمك به شناسائي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
طرح فرمهاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .
طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
نگهداري اطلاعات بروز درآمده از وضع موجوديهاي انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ( مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده و …. ) .
سفارش به موقع كالا و به ميزان مورد نياز به آن .
افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
ايجاد اطمينان در مديريت از عدم وجود سوءاستفاده در موجوديهاي انبار .
كاهش اشكالات احتمالي ناشي از غيبت افراد شاغل در سيستم ، بخصوص انباردار .
كاهش هزينه ها و كارهاي زائد اداري از طريق حذف فرمها و يا عمليات غيرضروري.
شناسائي كالاهائي كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقيمانده اند و سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن قسمتي از سرمايه كارخانه ميشوند.
فصل اول
کليات
تاريخچه شركت
نگاهي اجمالي به سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها و همچنين توضيحاتي مختصر در مورد تاريخچه شركت و اهداف آن :
شركت تجهيزات ايمني راهها در سال 1317 هجري شمسي تأسيس گرديد ، اين شركت هنگام تأسيس به نام شركت سهامي رنگ نامگذاري گرديد . با توجه به سوابق اين شركت مي توان به عملكرد اين شركت در سالهاي اوليه فعاليت اشاره كرد ، از عمده ترين اهداف اصلي اين شركت ساخت وسائل و تجهيزات تخصصي از قبيل ماسك ، لباس ضد حريق و … بود .
اما در حال حاضر توليدات اين شركت شامل گاردريل كنار جاده ، علائم راهنمائي و رانندگي ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلكترر ) ، گابيون و … ميباشد .
سهام اين شركت تماماً متعلق به دولت ميباشد و زير نظر وزارت راه و ترابري اداره مي گردد . انبارها
نقشه هوائي و موقعيت فيزيكي اين انبارها پيوست ميباشد .
كدينگ در شركت تجهيزات ايمني راهها
كدينگ اقلام انبارها در اين شركت ، شامل 10 رقم مي باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بيانگر نوع انبار ميباشد ، يعني انبار مواد اوليه با پيش شماره 11 انبار ضايعات با پيش شماره 12 ، انبار لوازم يدكي با پيش شماره 21 ، انبار كالاهاي تجاري با پيش شماره 41 ، انبار محصول با پيش شماره 51 و انبار ابزار مصرفي با پيش شماره 62 ، انبار سوخت با پيش شماره 81 و انبار متفرقه با پيش شماره 91 شروع مي شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدي صرفاً براي گسترش انبار براي آينده پيش بيني شده است و به اصطلاح باز مي باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا مي باشد و در آخر دو رقم پاياني بيانگر واحد شمارش يا اندازه گيري كالا ميباشد . يعني اگر دو رقم آخر كد كالايي 01 باشد واحد اندازه گيري آن كالا كيلوگرم است و همچنين 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 ليتر ، 08 قوطي ، 09 يارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جين ، 15 شاخه و 16 رول ميباشد .
بعنوان مثال اگر كد كالايي 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص مي شود كه اين كالا در انبار ابزار مصرفي ميباشد و اعداد 0240 باز ميباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش ميباشد و اعداد 02 نشانگر اين است كه واحد شمارش اين كالا عدد ميباشد .
نحوه ورود و خروج كالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شركت « تجهيزات ايمني و راهها » ورود كالا به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مينمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار ، جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد . واحد تداركات نيز پس از طي مراحل قانوني ( دريافت استعلام بها ، پيش فاكتور و … ) نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي شود . رسيد انبار در سه نسخه ( يك نسخه 3 برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس ( تحويل دهنده ) ، يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بها و غيره جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنين در اين شركت براي خروج جنس از انبار ، ابتدا تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس صورت مي گيرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأئيد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي گردد .
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي تجهيزات ايمني راهها
1- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزي بنام حواله صادر مي گردد . حواله انبار شامل : رديف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد . نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم براي تحويل گيرنده ميباشد ، همچنين حواله انبار داراي كد انبار ، شماره سريال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاريخ ميباشد كه توسط رئيس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحويل گيرنده امضاء مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
2- رسيد : جهت ورود كالا به انبار مجوزي بنام رسيد انبار صادر مي گردد ، قسمتهاي اصلي رسيد انبار عبارتند از : رديف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد ، نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم هم براي تحويل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
3- برگشت رسيد : گاهي اوقات اتفاق كه كالايي در اثر عوامل مختلف بايد به فروشنده و يا سازنده آن عودت گردد ، در اين صورت كالاي رسيد شده در انبار را بايد برگشت رسيد كرد ، و يا به عبارتي با عودت آن به فروشنده يا سازنده آن ، برگشت از خريد تنظيم مي گردد اين سند شبيه حواله انبار ميباشد ، با اين تفاوت كه در آن علت برگشت نيز ذكر ميشود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
4- فرم برگشت كالا : گاهي اتفاق مي افتد كه كالايي از انبار درخواست مي گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، اين كالا به انبار عودت مي شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندي بنام برگشت كالا به انبار انجام مي شود . اين فرم شبيه رسيد انبار است ، با اين تفاوت كه در اين فرم علت برگشت كالا به انبار نيز قيد مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
انبارگرداني همانگونه كه ميدانيد موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارايي هاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است ، در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعي موجوديهاي مواد و كالا و همچنين جهت دستيابي به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگرداني انجام مي گيرد .
در شركت تجهيزات ايمني و راهها اين عمل در سال مالي منتهي به 1382 با حضور نمايندگان سازمان حسابرسي صورت گرفت . بدين صورت كه كميته اي تشكيل گرديد كه كميته انبارگرداني نام دارد . براي اين كميته مسئولي انتخاب شد كه وظيفه اين كميته اجراي دقيق دستورالعمل انبارگرداني بود و شخصي بعنوان هماهنگ كننده تعيين گرديد كه مسئوليت هماهنگي بين انبارها ، مسئولين انبارها و شمارشگران و نمايندگان سازمان حسابرسي بود .
انبارگرداني در اين شركت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجراي موارد زير انجام گرديد :
1- كنترل اجناس : از آغاز انبارگرداني موجودي انبارها چك گرديد . براي اطمينان از اينكه جنسهاي مشابه در چند جاي مختلف قرار نگيرند و يكجا جمع شوند و مواردي بود كه رفع شد .
2- تگ گذاري : برگه هاي شمارش شامل سه قسمت مشابه كه در آن شماره سريال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نيز دو محل امضاء براي شمارش كنندگان وجود داشت . اين تگهاي شمارش قبل از آغاز انبارگرداني بصورت كامپيوتري پرينت شده و هر كدام روي جنس مربوطه قرار گرفته بود .
3- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تيم دو نفري تقسيم شده كه يك نفر مسئول شمارش و ديگري مسئول ثبت مقادير بود . شمارش از يك طرف انبار و در جهت خاصي شروع شد . شمارش كنندگان به ترتيب قفسه ها و رديفهاي انبار را طي كردند و به هر جنس كه رسيدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقيق مقادير شمارش شده در آن ثبت كردند ، سپس قسمتهاي مربوط به شمارش دوم و سوم را در جاي قبلي خود ( روي جنسها ) قرار مي دادند . طبق استانداردها اين عمل ( شمارش اول ) توسط گروه ديگري نيز انجام مي گيرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تيم دوم ) امضاء مي گردد .
جمع آوري برگه هاي شمارش
در پايان هر روز برگه هاي شمارش به تفكيك شمارش اول و دوم توسط ناظرين انبارگرداني ( حسابرسان ) جمع آوري و نگهداري مي شد . پس از آنكه كليه موجوديهاي انبار شمارش گرديد با حضور بازرسان قانوني شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوي برگه هاي شمارش باز شده و موجوديهاي شمارش شده وارد كامپيوتر گرديد .
ليستهاي مغايرت
اگر بين شمارش اول و شمارش دوم گروههاي شمارش اختلافي وجود داشته باشد ، اين موارد در ليستي به عنوان مغايرت اوليه چاپ ( تهيه ) مي شود و شمارش مجدد اين اقلام انجام مي گيرد . سپس اين شمارشها وارد كامپيوتر گرديده ( پاسخ ) و با موجودي كالاها طبق كاردكس مقايسه مي گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بين آنها ليست مغايرت ثانويه تهيه مي گردد و اينبار با حضور مسئول انبار يا انباردار و يا كمك انباردارهايي كه مورد اطمينان مسئولين انبار هستند شمارش سوم انجام مي گيرد و نتيجه اين شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت مي شود . سپس براي آخرين بار اين شمارشها وارد كامپيوتر ( پاسخ ) شده و ليست مغايرت نهايي گرفته ( چاپ ) مي شود . لازم به ذكر است كليه اين فعاليتها باحضور حسابرس انجام مي گيرد و برگه هاي شمـارش سوم بـه تـأييد و امضـاء انبـاردار مي رسد .
كه در اين شركت مواردي مغايرت وجود داشت كه پس از طي اين مراحل رفع گرديد .
پس از اتمام انبارگرداني صورتجلسه انبارگرداني و همچنين تأييديه انباردار نيز تهيه گرديد . كليه ليستهاي فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگرداني ، مسئول انبار و انباردار رسيدند . جهت شروع اعمال انبارداري در سال جديد مالي ليست كسري و اضافي انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدين ترتيب كه كليه كسري انبار به حساب هزينه ها و كليه اضافات انبار به حساب ساير درآمدها يا درآمدهاي متفرقه منظور گرديد
فصل دوم
شناسائی انبار
مقدمه :
انبارداري يك خدمت اقتصادي است و عبارت از نگهداشتن كالا به منظور عرضه بموقع آن يا گسترش دادن مدت عرضه آن است به نحوي كه كالا براي مدتي بيشتر قابل دسترس و مصرف باشد . در اقتصاد هر كشوري انبارها حلقه هايي از زنجير توليد ، انتقال ، توزيع و مصرف اند و نقش اتصال و واسطه را در انتقال كالا از مناطق توليد به بازارهاي مصرف و سپس توزيع محلي بر عهده دارند . بهايي كه مصرف كننده براي هر كالايي مي پردازد ، برابر مجموع قيمت خريد كالا ،هزينه حمل و نقل ، هزينه انبارداري و سود فروشنده است . هزينه هاي حمل و نقل و انبارداري اغلب اوقات در مقايسه با قيمت تمام شده كالا ، مبلغ قابل ملاحظه اي را به خود اختصاص مي دهد . بنابراين استفاده از شيوه هاي صحيح انبارداري موجب كاهش چنين هزينه هايي مي شود كه در نهايت به تقليل بهاي پرداختي از طرف مصرف كننده خواهد انجاميد ، ضمن اين كه براي مصرف كننده ، انبار نقش عمده خود را از نظر قابليت كاربرد و سهولت دسترسي به كالا نشان مي دهد .
تلاش كارخانه هاي مختلف مصروف تهيه مواد اوليه و ساخت كالاهاي مورد مصرف مردم مي شود . بنابراين در هر سازمان صنعتي و توليدي ، انبارهاي مختلفي بر حسب نيازهاي آن سازمان همچون : انبار مواد اوليه ، انبار كالاهاي نيم ساخته ، انبار ابزارآلات ، انبار قطعات يدكي دستگاهها ، انبار قالبها ، انبار ملزومات ، انبار ضايعات مواد و … وجود دارد .
درصد زيادي از سرمايه اكثر سازمانهاي بازرگاني را مواد اوليه ، لوازم و قطعات يدكي ، كالاهاي ساخته شده و نيم ساخته و نظاير اينها تشكيل مي دهنـد . بديـهي است كـه بخـش عمده اي از سرمايه در گردش سازمان مصروف تهيه آنها مي شود . لذا نگهداري و مراقبت دقيق از آنها و برقراري يك نظام صحيح اطلاعاتي براي كنترل موجوديهاي انبار بسيار ضروري است . چه ثروتهايي كه در انبارها به سبب فقدان دقت و مراقبت و انبارداري ناصحيح از بين مي روند و بنابراين با بهبود وضع انبارداري مي توان جلو اين زيانها را گرفت و بر ميزان سود سازمان افزود . عوامل مختلفي در ميزان موجودي و انواع و تعداد انبارهاي سازمانهاي بازرگاني مؤثرند. از قبيل : روش توليد ، ميزان به كارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورد نياز ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد توليدي در صحنه صنعت و اقتصاد كشور بلكه در سطح جهاني و بالاخره نظام تدارك و سفارش كالاها در سازمان مربوطه .
در نظام انبارداري و نگهداري كالاها با سه روش سروكار است :
1- ورود كالاها به انبار ( وارده )
2-صدور و خروج كالاها از انبار ( صادره )
3- ذخيره كردن يا موجودي كالاها در انبار .
در مواردي كه انبار ، كالاهاي نيم ساخته در ميان خط توليد را ذخيره و نگهداري مي كند ، چون جريان ورود اين كالاها و صدور آنها در خارج انبار تعيين و اجرا مي شود ، اين روشها مشكلتر و پيچيده تر است .
هدف و اهميت انبارداري صحيح
درصد زيادي از سرمايه اكثر موسسات صنعتي را مواد اوليه ، لوازم ، وسائل يدكي كالاي ساخته و نيم ساخته و نظاير آنها تشكيل ميدهند كه قسمت عمده سرمايه در گردش صرف تهيه اجناس و وسائل مذكور ميگردد ، لذا نگهداري و حفاظت دقيق از آنها و برقراري يك سيستم صحيح اطلاعاتي براي موجودي بسيار ضروريست .
ارزش ريالي مجوديهاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است . جهت در ك اهميت اين موجوديها در واحدهاي صنعتي مختلف ميتوان از نسبت موجوديهاي انبار به كل دارائيها و ارزش ويژه آن صنعت استفاده كرد .
عوامل مختلفي در ميزان موجودي انبار واحدهاي صنعتي موثر هستند . بطور مثال روش توليد ، دوره توليد ، ميزان بكارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورداحتياج ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و دنيا ، … و بالاخره سيستم هاي تداركاتي و سفارش واحد توليدي .
ايجاد يك نظام صحيح انبارداري در سازمانها ( به ويژه سازمانهاي بازرگاني و صنعتي ) باعث سودآوري و متضمن مزاياي زيادي است كه در زير به پاره اي از آنها اشاره مي شود .
1- دريافت ، استقرار ، حفاطت و در دسترس قرار دادن كالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آساني انجام مي پذيرد و نيازهاي واحدها بموقع تامين مي شود
2- با نظارت دقيق بر موجوديهاي انبار ، از افزايش بيش از اندازه و حد تعيين شده كالاها در انبار جلوگيري مي شود و در نتيجه از ضرر و زيانهاي ناشي از تغيير قيمتها يا خرابي و فساد كالاها در اثر گذشت زمان جلوگيري مي شود .
3- از سفارشات مضاعف و تكراري كه بر اثر بي توجهي به كالاهاي سفارش شده قبلي و در بين راهي رخ مي دهد ، جلوگيري مي شود .
4- تعيين ميزان موجودي كالاها در انبار و ميزان مصرف و در نتيجه نوع و مقدار خريد آنها در زمانهاي مختلف به نحو صحيح محاسبه و در نتيجه در بودجه خريد صرفه جويي مي شود . اين امر عمليات حسابداري صنعتي را نيز تسهيل مي كند .
5- اطلاعات مورد نياز مديران در زمينه ميزان موجوديها و مصارف كالاها در هر زمان به نحو احسن تأمين مي شود .
6- باعث تسهيل عمليات شمارش ، موجودي گيري و صورت برداري عملي از موجوديها ( انبار گرداني ) ، همچنين تعيين ارزش موجودي جنسي در پايان سال كه كار پر زحمت و پر خرجي است مي گردد .
7- با خريد به مقدار مقرون به صرفه ، از راكد شدن سرمايه در گردش به سبب نگهداري بيش از حد موجودي جلوگيري و در نتيجه باعث تسريع جريان نقدينگي سازمان مي شود .
8- صدور بموقع قبض انبار سبب تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابداري مي شود .
9- كالاها به ميزان واقعي و صحيح بيمه مي شوند و از پرداخت هزينه اضافي بيمه براي كالاها جلوگيري مي شود .
10- چون ميزان موجوديهاي انبار معمولا به قيمت تمام شده ارزيابي مي شود ، لذا در صورتي بروز خسارات ناشي از آتش سوزي و مواردي كه باعث ايجاد خسارت مي شود ، خسارات وارده با استناد به آمار موجوديها ، از طرف شركتهاي بيمه به سهولت تعيين مي شود و احتياج به ادعاهاي واهي ، غير حقيقي و تسويه حساب از طريق مصالحه نمي باشد
عضو شوید
عضویت سریع
آمار مطالب
آمار بازدید
