امروزه بيش از 90% سرمايه در گردش اغلب منابع توليدي به مواد صنعت (يعني مواد اوليه محصولات نيمه تمام، محصولات تمام شده، ضايعات توليد، اقلام بستهبندي و ابزارآلات توليد مربوط است.
بنابراين بايد توجه داشت كه تمام موارد فوق از قبيل محصولات و مواد اوليه مكاني مناسب را براي نگهداري نيازمندند از جمله مواد اوليه كه نياز بيشتري به نگهداري و توجه دارد بهترين مكان براي نگهداري آنها انبار است من در اين تحقيق به بررسي مكاني مناسب چه از لحاظ محدودة مكاني و چه از لحاظ كنترلهاي مورد نيار براي وورد و خروج كالاها از قبيل مواردي كه در بالا گفته شد ميپردازم و همچنين فرمها و سيتمهاي حقوق و دستمزد كاركنان اين انبارها و نحوة كنترل بر روي كاركردهاي آنان و نيز ثبت فرمي ساده از يك سيستم حسابداري و همچنين نحوة نگهداري موجوديها و ارزيابي آنها دارد و در پايان اميدوارم كه اين تحقيق همان گونه كه توانست مرا به تلاش وادار كند تا بتوانم قدري از علم و دانش افرادي كه در اين راه موفق بودهاند را دريابم براي كساني كه آنرا مطالعة ميكنند هم اينگونه باشد.
2- محدوده زماني و مكاني كارخانه: اين كارخانه واقع در مشهد و در شهرك صنعتي توس در ميدان اول، بلوار تلاش شمالي خيابان هفتم، خيابان 3/7 در قطعه سوم ميباشد و به طور كلي داراي 2500 متر مربع و زير بناي اعيان 2000 متر مربع ميباشد.
فصل دوم
1- مقدمه
با مرور سريع تاريخچة عمليات انبار در ايران به اين نتيجه ميرسيم كه ايجاد آن در كشور ابتدا در سازمانهاي خدماتي و بعد در سازمانهاي توليدي صورت گرفته است و به همين دليل برداشت عمومي از انبار بيشتر همان انبارهاي سازمانهاي خدماتي است متمركز بودن اين دو نوع انبار در اغلب سازمانهاي توليدي فعلي دليل بر اين مدعاست غافل از آنكه سهم انبار توليدي در سود اغلب سازمانهاي توليدي فعلي دليل بر اين مدعاست غافل از آن كه سهم انبار توليد در سود اغلب سازمانها حداقل 99% برابر سهم انبار خدماتي است هم اكنون اين تمركز ناميمون باعث گرديده تا مديران انبار سازمانهي توليد نتوانند همپاي ضايع پيش رو گام مؤثري بردارد. انبارهاي خدماتي علي رغم نقش كم خود در سوددهي صنعت به خاطر وسعت دامنه اقلام تقريبا% وقت مديران انبارها را ميگيرد و آنها از انجام امور بنيادي باز ميدارند حفاظت از انبار به دليل مختلف از اهميت ويژهاي برخوردار است همة اين دلايل به ارزش موجودي اقلام سازمان نقش عملياتي و حياتي انبار مربوط است بنابراين تمام سعي خود را براي نوشتن اطلاعاتي بر اساس امكانات بسيار كمي كه در اختيار دارد در حدود چند بخش مورد بررسي قرار ميدهم
اميد است كه تلاشهاي بي وقفة من بتواند رضايت تمايل جلب نمايد.
2- ادبيات موضوع:
بخش اول: در اين بخش ما به طور كلي هدف از استقرار يك سيستم انبارداري و فرمهاي مورد نياز آن و كنترلها و مجوزهاي ورود و خروج (دريافت و برگشت) و مشخصات مكاني مناسب براي مواد ضايعات، محصولات آماده براي فروش و محصولات آماده براي فروش و محصولات نيمه تمام را مورد بررسي قرار ميدهيم.
بخش دوم: اين بخش مربوط به سيستم حقوق و دستمزد و پرداخت آن به كاركنان و طراحي يك سيستم محاسبه حقوق و دستمزد ساد ه را در بر ميگيرد.
بخش سوم: اين بخش به نحوة جمعآوري اطلاعات و كنترلهاي لازم براي كاركردها و انتقال كاركرد به ليست حقوق و شيوههاي مختلف پرداخت حقوق و چگونگي محاسبة ماهيانه آن اختصاص يافته است.
بخش چهارم: اين بخش شرح مختصري از عمليات تجاري را مورد تأكيد عملياتي است كه اثرات مالي دارد و همچنين طراحي فرمهاي مورد نياز سيستم و نحوة نگهداري موجوديهاي مالي و ارزيابي موجوديها را به تحرير در آورده است.
بخش پنجم: اين بخش به طور كلي به طراحي سرفصلهاي حسابداري مورد نياز و طراحي نحوة نگهداري حسابتها و موجوديها مربوط ميشود.
3- خلاصهاي از عملكرد و تأسيس كارخانه
شركت كارتن سازي بهرام توليد كننده انواع كارتن: (سه لان و پنج لا صادراتي) داراي چاپهاي فلكسو (درنگ) و سيلك و سمينت و داراي خدمات دايكات (تاوبرش) و … ميباشد اين كارخانه در سال 1377 شروع به فعاليت كرده كه در ابتداي كار با خريد دستگاههاي مربوطه كه به طور كلي داراي 2 دستگاه چاپ و سه دستگاه توليد كنندة كار تنها و يك دستگاه برش كار خود (آغاز نمودهاند سيستم حسابداري اين شركت با پيشرفت سيستم مالي و اجرايي از خدماتي به سيستمهاي جديدتر تغيير نمود و در سال 1380 اقدام به خريد يك دستگاه توليد كننده كارتن ديگر نمود. مواد خام و با مواد توليد كننده كار تنها در داخل ايران تهيه شده و سرمايه ابتدايي تشكيل كارخانه دويست ميليون تومان بوده است. دستگاههاي اين كارخانه به غير از دستگاههاي توليد كننده اصلي كه تماماً از خارج تهيه ميشود دستگاههاي چاپ و برش در داخل ايران تهيه ميگردد. طبق چارت سازماني تهيه شده اين شركت داراي يك هيأت مديرة، مدير عامل بوده و داراي زير مجموعهاي اداري و مالي، پشتيباني، تضمين كيفيت، توليد و بخش بازرگاني و كنترل كيفيت كه جزء مهمترين بخشهاي خارجي كارخانه ميباشد و همچنين بخش فني محصولي كه مربوط به عملكرد دستگاهها ميباشد است.
اين شركت داراي 7 نيروي فعال در كارخانه ميباشد كه به طور كلي 20 نفر به عنوان كارگر ساده كه در داخل كارخانه و بخش توليدي ميباشد 10 نفر در بخش توزيع و تبليغات كارخانه و تعبيه به عنوان مديريت، حسابداري ، كنترل كيفيت را و امور اداري ميباشد.
بخش اول: الف- طراحي يك سيستم انبارداري: هدف از استقرار يك سيستم:
تنظيم و تهيه ميكروفهاي مورد نياز، روش كردن وظائف پرسنل، برنامهريزي مراحل لازم براي انجام كارها و نحوة انجام عمليات مالي و حسابداري در يك مؤسسه ميباشد.
سيستم حسابداري ابزاري جهت گردآوري تفسير و گزارش ده اطلاعات مالي است كه در جهت كمك به فرآيندهاي مديريت تدوين شده است.
سيستم حسابداري مؤسسه برقدري اهميت دارد كه بعضي معتقدند بدون داشتن يك سيستم مناسب، مؤسسات بزرگ نميتواند به كار خود ادامه دهند و مديران توانايي كنترل و ايجاد هماهنگي عمليات مؤسسه را نخواهند داشت. اهداف خارج از سيستم حسابداري حتي اگر بسيار مفيد هم باشد اهداف مكمل سازمان تلقي خواهند شد.
- تهية جدول حسابهاي دفتر كل با توجه به فعاليتهاي خاص شركت و اظهار نامه مالياتي
تنظيم و تهيه حرفهاي لازم مالي و حسابداري شركت جهت تسهيل عمليات.
تنظيم دفاتر فانوني مؤسسه بر طبق مقررات مالياتي و قانون تجارت
تنظيم فرم اسناد حسابداري و چگونگي ثبت آنها در دفاتر كانوني شركت
ب: فرمهاي مورد نياز در انبارداري:
1) فرم درخواست جنس از انبار: اين فرم جهت دريافت كالا از ابزار مورد استفاده قرار ميگيرد و توسط مصرف كننده پر ميشود و داراي كاربردهايي به شرح زير ميباشد.
الف- ذكر مشخصات و مقادير اقلام در خواستي از انبار
ب- مجوز تحويل جنس به درخواست كننده
ج- منابعي صدور درخواست خريد
د- مبناي صدور حواله انبار
2) حواله انبار: اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم ميشود و توسط انبار پر ميشود و داراي كاربردهاي زير است.
الف- اقلام نوع و مقدار اقلام صادر، از انبار جهت هر يك از واحدهاي درخواست كننده
ب- مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار
ج- مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار
د- مبناي قيمتگذاري اقلام صادره
فرم درخواست خريد: اين فرم توسط انبار تكميل ميگردد و به منظور خريد اقلام برنامهاي يا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع ميگردد و داراي كاربردهاي به شرح زير است.
الف- درج مشخصات اقلام مورد نياز.
ب- مبناي تأئيد و تصويب خريد اقلام درخواستي
ج- مبناي انجام استعلام و عمليات خريد (خريد داخلي)
د- مبناي درخواست پيش فاكتور در مورد خريدهاي خارجي
4) فرم ارسال، تحويل كالا: در شرايطي كه كالا توسط تداركات دفتر مركزي خريداري ميگردد از اين فرم براي كنترل ارسال اقلام خريداري شده توسط تداركات دفتر مركزي به كارخانه و همچنين براي كنترل و تحويل و تحول اقلام ارسالي از كارخانه به دفتر مركزي مورد استفاده قرار ميگيرد و داراي كاربردهايي زير ميباشد.
الف- درج مشخصات كلي اقلام ارسالي به كارخانه
ب- مبناي ارسال كالا توسط تداركات مركز و پيگيري رسيدن اقلام ارسالي به شعب و كارخانجات
ج- مبناي تحويل و تحول اقلام ارسالي بر كارخانه
5) كارت حساب انبار: اين كارت توسط مسئول كاردكس مركزيي عمل ميشود و تقريباً مثل كارت انبار است با اين فرق كه ستون منبع هم در آن وجود دارد. پيش كارت حساب هم مقدار فيزيكي و هم ريالي را كنترل مينمايد.
الف- پيگيري اقلام در خواستي از طريق واحد سرپرستي انبارها
ب- درج و كنترل مقدار اقلام درخواستي
ج- تعيين اقلام مورد درخواست سفارش داده شده يا دريافت شده
7- فرم برگشت از خريد: در موارديكه كالاي خريداري شده به دلايلي پس داده ميشود انبار فرم را تنظيم مينمايد.
8- جواز خروج: اين فرم توسط افراد مجاز براي خروج كالا از كارخانه مورد استفاده قرار ميگيرد.
9- فرم كالاهاي اماني ارسالي: اين فرم در موقع ارسال كالا، به صورت امانتي به مؤسسه يا قسمتي كه به آن نياز دارد توسط انباردار تنظيم ميشود.
10- فرم برگشت كالاي اماني ارسالي: اين فرم هنگام برگشت كالاهائيكه قبلاً به صورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار ميگيرد و توسط انباردار صادر ميشود.
ج- كنترلهاي مورد نياز هنگام دريافت كالا از فروشنده (خريد كالا)
هنگامي كه اجناس خريداري شده دريافت گرديد ابتدا بايد بستهبندي آن بازپس بازديد و شمارش و در پايان در جاي مناسبي در انبار گذاشته شود.
براي اين كار انبار دار يا كارمندي كه مسئول دريافت كالاست نخست اجناس وارده را به دقت شمارش و از لحاظ آسيبديدگي در جريان محل و كامل بودن قطعات بررسي ميكند و سپس تعداد و مشخصات اجناس دريافتي را با مشخصات و تعداد مندرج در بر گ سفارش خريد مطابقت ميدهند. چنانچه بين اجناس دريافتي و سفارش اختلافي نباشد. تعداد هر يك از اقلام دريافتني در نسخههاي چهارم برگ سفارش خريد (مخصول انبار) درج ميشود. نسخههاي سفارش خريد به عنوان قبض انبار يا گزارش دريافت كالا مورد استفاده قرار ميگيرد و بايد در آن جاي خالي براي امضاء و ساير اطلاعات مربوط به دريافت كالا و جود داشته باشد.
نسخه 4 برگ سفارش خريد كه به عنوان قبض انبار مورد استفاده قرار ميگيرد، سند مثبتي است كه بر اساس آن اجناس دريافتي در كارت موجودي كالا ثبت ميشود.
براي پرداخت بهاي اجناس خريداري شده به فروشنده كالا يا انتقال پول به حساب بانكي مخصوص كارپرداز (تنخط گردان خريد) ويژة كارپردازي بايد تأييد كند كه اجناس دريافتي توسط انبار با سفارش مطابقت دارد.
براي اين كاركرد از انبار نسخة چهارم سفارش خريد (گزارش دريافت كالا يا قبض انبار) را تكميل ميكند به دايرة كارپردازي ميفرستد و دايرة مزبور آن (تا وصول فاكتور فروشنده با برگه فروش نقدي نگهداري ميكند.
پس از وصول فاكتور خريد كه معمولاً حاوي كليه اطلاعات مندرج در برگ سفارش كالا بعلاوه زير محاسبات مربوط به قيمت هريك از اقلام و مالي هزينههاي ديگري است فاكتور با سفارش مقايسه و كليه محاسبات آن كنترل ميشود. هر گاه بين فاكتور و سفارش اخلافي وجود نداشته باشد دايره كارپردازي با زدن مهر آن را تصويب ميكند به دايره حسابداري پس از دريافت فاكتور مصوب از دايرة كارپردازي ابتدا محاسبات آن ( مجدداً كنترل سپس در دفتر روزنامه ثبت و به حسابهاي مربوطه در دفاتر معين و كل نقل و عين فاكتور را بر حسب سررسيد در پروندههاي بايگاني مينمايد. كنترل ديگري كه در مورد اجناس خريداري شده اعمال مي شود مربوط به برگشت دادن كالا يا اخذ تخفيف به علت عيب و نقص است.